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商业信函写作

发布者sudhirmangla 2008年9月5号

考虑您的读者

谁是读者？ 在商业信函，通常是员工，客户，供应商或公众。 当你写商业信函，想像，你在读者的立场。 他们是幸福，挫折或只是不便？ 什么重要信息的人并不需要知道通过这种沟通？ 什么是他们的期望当他们打开信？ 你给所有这些问题？ 通过这样做，你会显示读者，您可以与他们和有关情况。 这将建立一个两者之间的关系你。

响应

如果您是回应或来信，地址查询或问题。 在大多数情况下，企业过分依赖少数几个字母的形式来回答所有情况。 这表明，你不理解他们的需求。 当您认为您阅读如上，你将能够对它们作出反应。

是个人

信函是由人民写的人。 不解决这个问题“的人可以关注： ”如果这是可能的。 不管你怎么做，千万不要使用影印的形式信。 你不能建立一个与罐头客观字母。 但也不能过于非正式的。 避免使用口语化的语言或俚语，如“你知道”或“我的意思是”或“希望” 。

简明和点

当写商业信函，说明你的立场在短短的话尽可能.. 阐明你可以和他们需要做的。 使用清楚和易于理解的语言，使任何误解可以减少到最低限度。 想想以前你写。 问问自己你为什么写作？ 它是什么，你想达到的目标？ 使用此五步骤：

1 。 列出的题目要支付。 不要担心秩序。
2 。 在每个专题中，列出的关键字，事例，论据和事实。
3 。 审查各专题在您的大纲的相关目标和对象。
4 。 切出任何不相关的。
5 。 资料排序的最佳为了让您的读者。

是友好的，建立的关系

不要使用冷，正式语言。 有些人的看法，当写商业信函，他们必须大的话。 他们这是一个识字的迹象。 一些'大词'都不能代替，但不要使用这个词正确。 您想读者感觉他们读信的人谁在乎。

重点积极

1 。 谈论你可以不你不能。 例如，如果一个产品脱销，不告诉客户您无法填补的命令，而是告诉他们的产品很受欢迎，你必须销售一空。 然后告诉他们时，你可以命令他们。
2 。 远离消极的话。 例如，您的投诉，我们的产品，而不是，对不起我们的产品没有达到您的期望。

迅速

如果你不能作出充分反应在不到一个星期，告诉他们这样说时，他们可以期待您的答复。

拼写检查，语法和事实

务必让你100 ％正确的拼写，语法和事实。 使用拼写和语法检查程序从您的文字处理器。 如果您不是非常好或需要更多帮助，让别人编辑的信。

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