Люди> Главная / Профессиональный / письменности деловых писем

Написание деловых писем

Написал sudhirmangla 5 Сентября 2008 года

Рассмотрим ваши Reader

Кто читатель? В бизнес-письма, это, как правило, сотрудники, клиенты, поставщики или общественности. Когда вы пишете деловые письма, представьте, что вы находитесь в читатели "позиции. Являются ли они счастливы, разочарования или просто неудобства? Что делает важную информацию о том, что лица должны знать, через это сообщение? Каковы их ожидания, когда они открытые письма? Вы рассмотрели все эти вопросы? Сделав это, вы будете показывать читателю, что вы можете относиться к ним и ситуации. Это позволит строить отношения между двумя из вас.

Реагировать

Если вы отвечая на или с письмом, адрес по запросу или проблемы. В большинстве случаев, компании слишком полагаются на горстку форме буквы для ответа на все случаи жизни. Это свидетельствует о том, что вы не понимаете их потребности. При рассмотрел вы читатель, как указано выше, вы сможете ответить на них.

Будьте Личное

Письма пишутся людьми для людей. Не ее решения "для кого это может касаться", если это возможно. Что бы вы ни делали, не используйте виде фотокопии письма. Вы не можете строить отношения с консервов безличные писем. Но тоже не слишком неформальный характер. Старайтесь не использовать разговорный язык или сленг, таких как "вы знаете" или "я имею в виду" или "хочу".

Будьте краткими и по существу

При написании бизнес-письмо, объяснить свою позицию как мало слов, как можно .. Слово из того, что можно и что они должны делать. Использование ясным и понятным языком, чтобы любые недоразумения могут быть сведены к минимуму. Подумайте, прежде чем вы пишете. Спросите себя, почему вы пишете? Что это такое, что вы хотите достичь? Используйте этот 5 шаг процесса:

1. Список из темы вы хотели бы охватить. Не беспокойтесь по поводу заказа.
2. В каждой теме, список ключевых слов, примеры, аргументы и факты.
3. Рассмотрение каждой темы в ваш план отношение к вашей цели и аудитории.
4. Выскажите все, что не актуальным.
5. Сортировка информации в лучших тем для вашего читателя.

Будьте дружественными, строить отношения

Не используйте холодные, формальных языков. Некоторые люди придерживаются мнения о том, что при написании бизнес-письма, они должны большими словами. Для них это признак грамотности. Некоторые "большого слова" не подменяет, но использовать слово правильно. Вы хотите читателю почувствовать, как они чтении письма от кого-то, кто заботится.

Акцентов позитивные

1. Поговорите о том, что вы можете делать не то, что вы не можете. Например, если продукт из запаса, не сказать клиенту Вы не можете заполнить порядка, напротив, сказать им продукт является очень популярным и у вас есть распроданы. Затем сказать им, когда вы можете получить для них.
2. Держитесь подальше от негативных слов. Например, ваша жалоба по поводу нашего продукта, а не, извините наш продукт был не до ваших ожиданий.

Будьте оперативном

Если вы не можете ответить в полной мере меньше недели, скажи им так и сказать, когда они могут ожидать ответа от вас.

Проверка орфографии, грамматики И Факты

Всегда убедитесь, что на 100% правильно орфографии, грамматики и факты. Используя заклинания и грамматики Проверка слова из вашего процессора. Если вы не очень хорошо или нужно больше помощи, получить кто-то, чтобы изменить букву.

Соответствующих должностей

Категории: Профессиональные Теги: письма,

Got-то сказать?