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Escrever cartas comerciais

Postado por sudhirmangla 5 de setembro de 2008

Considere o seu Leitor

Quem é o leitor? Em uma carta comercial, que é usualmente empregados, clientes, fornecedores ou para o público. Quando estiver a escrever carta comercial, imagine que você está nos leitores "posição. Eles estão felizes, frustrado ou simplesmente incomoda? Qual a informação essencial é que essa pessoa precisa de saber através desta comunicação? Quais são as suas expectativas quando abrir a carta? Você já abordadas todas estas questões? Ao fazer isso, você vai mostrar ao leitor que você pode relacionar com eles e com a situação. Isto irá criar uma relação entre vocês dois.

Ser responsivos

Se estiver respondendo a uma carta ou com a enfrentar o problema ou inquérito. A maior parte do tempo, as empresas confiam demais em um punhado de cartas modelo para atender todas as situações. Isso mostra que você não entender as suas necessidades. Quando você leitor considerado como acima, você será capaz de responder a elas.

Ser Pessoais

Letras são escritas por pessoas para pessoas. Não se debruçarem-se "com o qual se pode contemplar" se é possível. Faça o que fizer, não deverá utilizar um formulário carta fotocopiada. Você não pode construir um relacionamento com enlatados impessoal letras. Mas também não é muito informal. Evite o uso de linguagem coloquial ou gíria como "sabem" ou "quero dizer" ou "querem".

Seja conciso e direto ao ponto

Ao escrever carta comercial, como explicar a sua posição em poucas palavras como possíveis .. Enunciar o que pode eo que eles precisam fazer. Use clara e de fácil compreensão, linguagem, para que qualquer mal-entendido pode ser minimizada. Pense antes de escrever. Pergunte a si mesmo por que você está escrevendo? Que é isso que você quer alcançar? Use este processo passo 5:

1. Lista os tópicos que pretende cobrir. Não se preocupe com a ordem.
2. Em cada tema, lista palavras-chave, exemplos, argumentos e factos.
3. Analise cada tópico em seu esboço de relevância para o seu objectivo e do público.
4. Talhadas tudo isso não é relevante.
5. Classificar as informações em ordem a melhor para os seus leitores.

Seja simpático, construir a relação

Não usar linguagem fria e formal. Algumas pessoas têm a percepção de que quando se escreve carta comercial, têm de grandes palavras. Para eles isso é um sinal de alfabetização. Alguns "grandes palavras" não têm qualquer substituto, mas sim fazer uso da palavra corretamente. Você deseja que o leitor gosta de sentir que estão lendo uma carta de alguém que cuida.

Ênfases ao positiva

1. Fale sobre o que você não pode fazer aquilo que você não pode. Por exemplo, se um produto está fora de estoque, não diga o cliente não é possível encher a ordem, em vez disso, diga-lhes o produto é muito popular e você terá esgotado. Então diga-lhes quando você pode começar a fim de lhes.
2. Afaste-se de palavras negativas. Por exemplo, a sua reclamação sobre o nosso produto, em vez disso, desculpe o nosso produto não foi até as suas expectativas.

Ser Prompt

Se você não consegue responder integralmente em menos de uma semana, dizer-lhes que não e quando digo que podem esperar de si uma responder.

Verificar Ortografia, Factos & Grammar

Always tenha certeza de estar 100% corretas na ortografia, gramática e dos fatos. Use o verificador ortográfico ea gramática do seu processador de texto. Se você não está muito bom ou precisa de mais ajuda, arranjar alguém para editar a letra.

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